Účetní programy
Export - import faktur vydaných mezi 2 instalacemi AdmWin. Typicky export od klienta účetní firmy, import v účetní firmě.Účetní programy - export faktur vydaných
Hromadný export faktur vydaných a zálohových faktur vydaných z účetní program AdmWin pro jejich další zpracování v účetní firmě používající účetní program AdmWin.
Exportují se jen faktury s datem vystavení do zadaného data včetně a vyexportované faktury se stávají nezměnitelné. Případné změny nutné řešit v účetní firmě, kam byly předány, aby nedošlo ke stavu, kdy klient účetní firmy bude mít faktury na jinou částku, než ty, které byly předány této účetní firmě. Z toho důvodu je export omezen na faktury s datem vystavení do zadaného data. Pro export se doporučuje zadávat datum o 3 až 7 dní zpětně, aby zůstal časový prostor pro případné opravy vystavených faktur.
Vlastní export se provádí pomocí programu Export_Faktur.EXE, který musí být uložen ve složce s instalací AdmWin. Zástupce pro spuštění tohoto programu je vhodné si „vytáhnout“ na plochu pro rychlejší spouštění.
Má jedno uživatelské okno se zadávacími parametry:
- "Složka s daty AdmWin, odkud se mají faktury exportovat" – označení cesty na data AdmWin ve tvaru „disk:\složka“ odkud se budou faktury exportovat. Tlačítkem „Procházet“ lze vyhledat jiná. Při prvním spuštění se nabídne cesta na naposledy otevřená data v AdmWin. Při následujících spuštěních již jen cesta na data zde naposledy zadaná, tj. zde zadaná cesta se eviduje pro následující export.
- "Kam výstupní soubor exportovaných faktur uložit" – označení cesty do složky, kam se bude výstupní soubor exportovaných faktur ukládat, ve tvaru „disk:\složka“. Tlačítkem „Procházet“ ji lze vybrat. Doporučení: pro tyto exporty si vytvořte speciální složku, ze které pak budete výstupní soubor exportovaných faktur odesílat účetní firmě. Při následujících spuštěních se nabídne složka zde naposledy zadaná, tj. zde zadaná cesta se eviduje pro následující export.
Výstupní soubor se bude automaticky vytvářet s názvem:
ExportFak_XXXXXXXX_YYYYYY_RRRRMMDD.zip
kde je:- XXX… - IČO firmy, jejíž faktury jsou exportovány
- YYY… - pořadové číslo prováděného exportu počínaje od jedné, pro kontrolu při importu na straně účetní firmy, zda nebyl nějaký export vynechán a pro případné odlišení dvou a více exportů v průběhu jednoho dne
- RRRRMMDD - datum uvedeného tvaru
- "Do výstupu budou vybrány dosud nepřenesené faktury s datem vystavení do data" - exportovány budou jen faktury dosud nepřenesené s datem vystavení do zde zadaného data. Pro export se doporučuje zadávat datum o 3 až 7 dní zpětně, aby zůstal časový prostor pro případné opravy vystavených faktur, protože exportované faktury se stanou nezměnitelné. Změny je možné provádět jen u účetní firmy, kam byly přeneseny, aby nedošlo k rozdílu mezi fakturami evidovanými v účetní firmě a daty na místě exportu.
- "Byl předcházející přenos úspěšný?" - zaškrtávací pole. Ve výchozím stavu při otevření (spuštění programu) je zaškrtnuto. Zrušení zaškrtnutí zahrne do nového exportu i faktury obsažené v posledním exportu. Pro vysvětlení: program exportované faktury označí, že byly exportované, aby do dalšího exportu nebyly zahrnuty. V případě, že výstupní soubor se po cestě k účetní firmě "ztratí" - omylem před odesláním vymazán apod. Lze zrušením zaškrtnutí tohoto pole do následujícího exportu zahrnout i faktury obsažené v předcházejícím exportu. Při ponechání zaškrtnutí jsou faktury předcházejícího exportu označeny za definitivně exportované a již se do exportu nikdy nevyberou.
- "Provést" - uloží nastavené cesty a provede vlastní export - výběr faktur do výstupního souboru. Je zobrazen počet vybraných faktur a jejich hodnota jako kontrolní čísla pro následný import. Po dobu tohoto jetí se v AdmWin nesmí pracovat!
- "Storno" - ukončí program bez uložení cest i provedení exportu.
Účetní programy - import faktur
Hromadný import faktur vydaných a zálohových faktur vydaných přenášených od klienta do účetní firmy.
Faktury se importují bez plateb (vyrovnání), kromě vyúčtování záloh a vzájemného dobropisování.
Při importu se firmy z firmy ze záhlaví faktury kontrolují na adresář firem. Je-li vyplněné IČO pak na IČO, není-li, pak na první řádek názvu odběratele. Neexistuje-li odběratel v adresáři firem, automaticky se do něj zapíše.
Upozornění! Přenášená data AdmWin musí být stejné verze!
Vlastní export se provádí pomocí programu Import_Faktur.exe, který musí být uložen ve složce s instalací AdmWin. Zástupce pro spuštění tohoto programu je vhodné si "vytáhnout" na plochu pro rychlejší spouštění.
Jsou-li exportované faktury klientem zasílány e-mailem, nutno je uložit do samostatné složky, kde se snáze vyhledají.
Má jedno uživatelské okno se zadávacími parametry:- "Vstupní soubor faktur" - označení vstupního souboru faktur od klienta včetně celé cesty na něj. Soubory faktur od klienta jsou označovány dle popisu u exportu (viz výše). Pomocí tlačítka "Procházet" jej lze vyhledat standardní dialogovým windows oknem pro otevření souboru. Pro další použití se jen ukládá složka, ze které bylo naposledy importováno a ta se také nabídne při dalším importu v dialogovém okně pro otevření souboru.
- "Cesta na data AdmWin" - cesta na data AdmWin firmy, kam se mají faktury naimportovat. Zjistíte v AdmWin pod volbou "Soubor"-"Jiné účetnictví" ve sloupci "Cesta na sdílená data". Tato cesta je ukládána pro další spuštění.
- "Spustit import" - tlačítko, kterým se uloží nastavené cesty, provede kontrola a spustí vlastní import.
Kontrola:- Zda IČO firmy, od které se faktury importují je shodné s IČO firmy, do jejíchž dat se importují. V případě neshody se další zpracování odmítne.
- U jednotlivých faktur, zda již není faktura shodného čísla evidována. Pokud ano, zapíše se do zobrazeného seznamu chybných faktur a z dalšího zpracování se tato faktura vyloučí jako chybná - nutno prověřit, zda se nejedná o nějaký omyl - pravděpodobně opakovaně importována jedna a tatáž dávka faktur a lze ji celou odmítnout.
- U jednotlivých faktur, zda datum zúčtování v záznamu DPH není do uzavřeného období. Pokud ano, je vypsána do zobrazeného seznamu chybných faktur, ale faktura je zpracována - neimportována. Nutno řešit následně dle toho, zdali je již období přiznané, či nikoliv!
- CHYBYFA.TXT - chybné (duplicitní) nenaimportovatelné faktury
- DOBREFA.TXT - dobré faktury, které se neimportují, včetně těch, které jdou do uzavřeného období DPH.
Je-li alespoň jedna dobrá faktura, zobrazí se dotaz na pokračování zpracování.
Záporná odpověď ještě umožňuje celou dávku faktur pro import odmítnout.
Jinak se dobré faktury přidají do faktur vydaných pro nastavenou firmu v AdmWin.
Při tomto zpracování nesmí nikdo v datech této firmy v AdmWin pracovat! - "Konec" - tlačítko ukončující program bez provedení importu a uložení cest k souborům.
Účetní program