Hotelový software HotelWin

Jak zpracovat zálohy v HotelWin

Způsoby - postupy práce s peněžními zálohami přijatými od hostů. Je několik možných způsobů zpracování:

1. Pokud jsou zálohové faktury, jejich úhrady a daňový doklad k platbě zálohy evidovány v jiném systému (účetním programu), stačí přímo na kartu hosta zadat zaplacenou částku, hodnotu DPH z daňového dokladu k platbě zálohy bez vazby na zálohovou fakturu. Při vytvoření účtenky/faktury z karty hosta se mu automaticky z celkové částky odečte a DPH sníží o DPH k platbě zálohy.
2. Jinak je v systému vlastní zpracování záloh - vystavení zálohové faktury, po přijetí její úhrady (lze zadat tlačítkem v nástrojové liště) vystavit daňový doklad k platbě zálohy a vyúčtovat zaplacenou zálohu a odvedené DPH z platby zálohy do konečné účtenky/faktury.
3. Firma/skupina - vystaví se na ni zálohová faktura. Pro další popis se předpokládá, že je zaplacena. Po zaevidování účtenky/faktury na tuto firmu/skupinu, následně po záznamu DPH tlačítkem připojit zálohu vybrat zaplacenou zálohovou fakturu a nechat ji celou použít.
4. Jeden host platí zálohu za více hostů, kterým je pak ubytování a další služby účtováno jednotlivě. Jsou 2 možnosti.
   • zaplacenou zálohu rozepsat na jednotlivé karty hostů již v rezervaci - automaticky se každému hostovi při vyúčtování odečtou.
   • vystavit zálohovou fakturu a pak ji při vyúčtování do účtenky/faktury tlačítkem připojit zálohu vybrat zaplacenou a do "Použít" dát jen část pro každého hosta. Je pod kontrolou, kolik bylo komu ze zaplacené zálohy vyúčtováno a kolik zbývá.

Vystavení zálohy a její vyúčtování je téměř shodné s AdmWin. Proto doporučujeme zhlédnout videonávody:
Hotelový software - zpracování zálohových faktur
Hotelový software - vyúčtování (připojení) zaplacené zálohové faktury do účtenky/faktury