Podrobný popis změn

rozdíly mezi verzemi:

2.94- od v. 2.93
2.93- od v. 2.92
2.92- od v. 2.91
2.91- od v. 2.9
2.9 - od v. 2.83
2.83 - od v. 2.8
2.8 - od v. 2.7
2.7 - od v. 2.6
2.6 - od v. 2.5
2.5 - od v. 2.4
2.4 - od v. 2.2
2.2 - od v. 2.1
2.1 - od v. 2.0
2.0 - od v. 1.9
1.9 - od v. 1.8
1.8 - od v. 1.7
1.7 - od v. 1.5
Vybraná témata
Podrobný popis

Celá dokumentace - popis ve formátu pdf v tématickém členění.

Stejná dokumentace ve formátu windows nápovědy je i součástí hotelového programu - pod volbou Nápověda z hlavní nabídky - s rejsříkem, vyhledáváním, odkazy mezi souvisejícími pojmy a kapitolami.

Software
Hotelový software

Nabízený hotelový software jeho ceny, možná rozšíření a kombinace, naleznete na účetní software
nebo si jej můžete přímo objednat v e-shopu účetní programy.

Hotelový software - popisy změn

Hotelový software - rozdíly v. 2.94 od 2.93

k 30.1.2020

Provádí se update - aktualizace databázových struktur. Zálohy dat nejsou přenosné do verzí nižších.

1. Hotelový software

  1. Nastavení kategorií (typů) pokojů a jejich barvení v kalendářovém plánu.
  2. V nastavení kalendářového plánu ("štafle"), zda zobrazovat kategorii pokoje, v jaké šířce, popř. barvě dle nastavení kategorií, zda po provedení kopie otevřít novou kartu hosta ke změnám.
  3. Doplnění zkráceného zpracování finančních záloh o částku DPH z daňového dokladu k platbě zálohy pokud je platba zálohy a vystavený daňový doklad k platbě zálohy zpracováván v jiném systému.
    • V nastavení fakturace doplněny volby, jakým způsobem zálohu s daňovým dokladem k platbě zálohy do konečné účtenky/faktury vyúčtovat.
    • Na kartě hosta doplněny k záloze údaje pro ruční zadání částky DPH a % sazby DPH z daňového dokladu k platbě zálohy, která se má ve vyúčtování zálohy na účtence/faktuře odečíst.
    • Při vystavení účtenky/faktury z karty hosta se na ní automaticky odečte zaplacená záloha a DPH z daňového dokladu zálohy podle voleby v nastavení fakturace.
  4. Výpisy z ubytování
    • Rezervace jmenovitě - doplněna možnost výpisu ne po pokojích, ale jen celkový počet rezervovaných pokojů za firmu/skupinu na stejné období ubytování.
    • Denní obsazenost z rezervací - doplněna možnost rozčlenění na sledování obsazené/volné pokoje dle jejich kategorií (typů).

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.94 - od v. 2.93.

Ceník aktualizací pro hotelový software HotelWin
Na verzi 2.94 z verze
2.9
2.8
2.7
2.6
2.5
2.4
nižších 2.4
HotelWin I.
1.000,-
1.500,-
1.900,-
2.300,-
2.800,-
3.200,-
3.600,-
HotelWin II.
1.800,-
2.500,-
3.200,-
3.900,-
4.600,-
5.300,-
6.000,-

Hotelový software - rozdíly v. 2.93 od 2.92

k 10.5.2019

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.83.

1. Hotelový software - práce jen s cenami včetně DPH u plátců DPH

  • V základních údajích v nastaveních pro plátce DPH doplněna volba, zda v hotelovém software HotelWin pracovat pouze s cenami včetně DPH a daň počítat z celkové částky včetně daně ("shora").
  • Na kartě hosta se zobrazují a zadávají ceny dle tohoto nastavení - buď bez DPH nebo s DPH.
  • Účtenky/faktury si nesou toto nastavení platné v okamžiku jejich vytvoření:
    • Je-li vytvořena při nastavení v režimu z cen bez DPH (původní režim), ceny nutno zadávat ve výši bez DPH, DPH se vypočte % sazby z jejich součtu v příslušné sazbě a k celkové částce dokladu přičte.
    • Je-li vytvořena v režimu cen s DPH, ceny nutno zadávat ve výši včetně DPH, základ daně se vypočte jako celková částka včetně DPH / (1 + sazba DPH/100) a daň je pak rozdíl tohoto základu k celkové částce včetně daně v příslušné sazbě - daň se k celkové částce dokladu nepřičítá a rekapitulace DPH (rozpis základů a částek daně v jednotlivých sazbách) se na účtence/faktuře tiskne mimo součtované částky.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.93 - od v. 2.92.

Hotelový software - rozdíly v. 2.92 od 2.91

k 20.4.2019

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.83.

1. Hotelový software - Výpočet DPH a zaokrouhlení dle zák. 80/2019 Sb. ("daňový balíček")

  • V základních údajích v nastaveních pro plátce DPH zrušeny volby pro zaokrouhlování a výpočet DPH při zaokrouhlení - s tím ve všech záznamech DPH provedeny odpovídající úpravy výpočtů.
  • Ve výpočtech DPH z ceny včetně DPH "shora" upraven výpočet dle novelizované úpravy zákona o DPH - na téměř odpovídající svým výsledken výpočtu základ daně plus % sazby ze základu daně.
  • Ve zpracování účtenek/fakturace nahrazeno obecné zaokrouhlení dokladu automatickým zaokrouhlením jen při platbě v hotovosti - při jiných formách úhrady na stisk tlačítka.

2. Hotelový software - drobné změny

  • Exporty do Excel rozšířeny o volbu exportu do csv a txt.
  • Druhy stravy rozšířeny o jen večeře a all inclusive.
  • Výpis rezervací jmenovitě rozšířen o možnost tisku poznámky z karty hosta do druhého řádku.

3. Hotelový software - zpracování záloh

  • Na kartu hosta doplněn údaj pro záznam částky zaplacené zálohy - ta se automaticky při vyúčtování účtenkou/fakturou z celkové částky k úhradě odečte.
  • Doplněno celé zpracování zálohových faktur:
    • Vlastní evidence a tisk zálohových faktur.
    • Nastavení tisku zálohových faktur.
    • Vyúčtování zaplacených zálohových faktur do účtenek/faktur.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.92 - od v. 2.91.

Hotelový software - rozdíly v. 2.91 od 2.9

k 18.3.2019

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.83.

1. Hotelový software - karta hosta

Doplněna možnost zadání typu zajišťovaného stravování (snídaně, polopenze, plná penze) a počtu osob, pro který se má zajistit.

2. Hotelový software - výpisy ubytování

  • Rezervace jmenovitě - výpis jednotlivých rezervací na zadané období, popřípadě jen zvolené firmy/slupiny.
  • Denní obsazenost z rezervací - přehled kolik je na jednotlivé dny rezervováno pokojů, volných pokojů, procento obsazenosti, počty požadovaných snídaní, obědů a večeří na zadané období.

3. Hotelový software - hromadné rezervace

  • Rozšířeny o možnost zadání typu stravování a počtu osob, pro který se má toto stravování zajistit.
  • Dříve zadané hromadné rezervace lze zpětně, stejně tak hromadně měnit, nebo rušit.

Nastavení systému pro používání slovenským subjektem, tisk faktur ve slovenštině a dle slovenské legislativy.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.91 - od v. 2.9.

Hotelový software - rozdíly v. 2.9 od 2.83

k 23.11.2018

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.83.

1. Hotelový software - nastavení grafického kalendářového plánu:

  • Doplněna možnost nastavení velikosti písma použitého pro popisy v kalendářovém plánu.
  • Volitelné nastavení zda v každém sloupci pod datem v záhlaví plánu zobrazovat počet volných pokojů/lůžek k tomuto datu.

2. Hotelový software - nastavení některých zpracování ubytování:

  • Určení, zda čerpané služby za ubytování na účtu hosta ukončovat k poslednímu dni v měsíci nebo až k datu dohodnutého ukončení ubytování.
  • Volba, zda hosta zapsat do adresáře firem při vyúčtování pobytu.
  • Nejčastější počet dnů (nocí) ubytování - urychlí záznam většiny karet hostů.

3. Hotelový software - hromadné rezervace

Do kalendářového plánu doplněna tlačítka pro rychlý dotaz na počty volných pokojů k zadanému termínu a k tomu možnost je hromadně zarezervovat.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.9 - od v. 2.83.

Hotelový software - rozdíly v. 2.83 od 2.8

k 16.06.2018 - doplnění pro zajištění souladu s GDPR

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí! Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

1. Hotelový software - kontrola přístupu

  • Doplněny další body - funkce v systému, ke kterým je možné zamezit přístup pouze pro určené přihlášené uživatele.
  • Volitelně nastavení logování všech exportů dat a výpisů - tisků při zvýšeném riziku úniku dat. K tomu přehledy kdy, kdo a co exportoval nebo vytiskl.

2. Hotelový software - karta hosta

  • Volitelný přednastavený tisk souhlasu se zpracováním osobních údajů s automatickým doplněním konkrétních evidovaných údajů z karty hosta v případech, kdy je jiný účel jejich zpracování, než předepisuje platná legislativa a osobní údaje jsou zapotřebí pro sjednání ubytování.
  • Doplněno datum, do kterého host souhlasí se zpracováním svých osobních údajů (doplní se automaticky z tisku nebo jej lze ručně doplnit, je-li souhlas poskytnut jiným způsobem. Dle tohoto data systém následně hromadně může odstranit osobní údaje, pro které již není platný účel jejich zpracování, popřípadě odstranit celou kartu hosta.
  • Doplněn příznak, že se subjekt odhlásil ze zasílání různých zpráv, newsletterů apod., byť k tomu dal dříve souhlas.

3. Hotelový software - adresář firem

  • Doplněn příznak, zda se jedná o fyzickou osobu - subjekt údajů dle GDPR a k tomu datum, do kterého souhlasil se zpracováním osobních údajů a zda se neodhlásil ze zasílání různých zpráv, newsletterů apod.
  • Přednastavený tisk souhlasu se zpracováním osobních údajů s automatickým doplněním konkrétních evidovaných údajů a v případě poskytnutí souhlasu stiskem tlačítka automaticky k této osobě doplnit datum platnosti souhlasu pro následné výše uvedené vyhodnocování oprávněnosti zpracování.

4. Hotelový software - hromadný výmaz

  • Karet hostů starších 6 let, dokladů (účtenek, stvrzenek) k zadanému datu a fyzických osob z adresáře, na které není vázán žádný doklad.
  • Výmaz - anonymizace jen některých zvolených údajů na kartách hostů s datem ukončení souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo koncem ubytování nižším zadanému datu.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.83 - od v. 2.8.

Hotelový software - rozdíly v. 2.8 od 2.7

k 21.02.2018

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.7.

1. Hotelový software - kurzy ČNB

Při vystavování zúčtovacího dokladu - účtenky/faktury - v cizí měně, není-li v evidenci kurzů již evidován kurz této cizí měny a PC je připojeno k internetu, dojde k automatickému načtení kurzu z kurzovního lístku ČNB.

2. Hotelový software - úprava výstupu elektronického hlášení pro cizineckou policii

Pro případy, kdy má ubytovací zařízení více samostatných budov a každé je přiděleno jiné IDUB, byl do zadání tohoto výstupu doplněn výběr na budovy s možností výběru z jejich seznamu. V tomto seznamu lze současně provádět doplnění povinných údajů pro jednotlivá IDUB.

3. Hotelový software - rozšíření exportu faktur do účetnictví

o formát xls pro HELIOS

4. Hotelový software - doplněn tisk vyúčtování

o možnost jednoduššího tiskového formátu označovaného jako "Účtenka". Lze si přednastavit jako výchozí a při jiných formách úhrady zvolit na konkrétním dokladu jiný formát faktury.

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.8 - od v. 2.7.

Hotelový software - rozdíly v. 2.7 od 2.6 - EET - elektronická evidence tržeb

k 21.11.2016

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí! Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

EET - elektronická evidence tržeb

Zákon 112/2016 Sb., o evidenci tržeb (dále jen ZoET) byl do hotelového software HotelWin zapracován do oblastí:

  • "Formy úhrady" - doplněn sloupec "EET" (podléhá EET) - označeje, která forma úhrady bude odesílána do EET a která ne.
  • Kontrola přístupu - doplněny body pro nastavení EET, přehled odeslání do EET s možností pokusu o opakované odeslání, při předchozím nezdařeném.
  • Pod volbou v menu "Fakturace" doplněna skupina úloh - "EET-el.evid.tržeb":
    • "Nastavení EET" - zda poplatník podléhá EET a od jakého data, středisko a pokladna do datové zprávy, podpisový certifikát, ověřovací mód, zda zkusit při startu odeslat předchozí nezdařená odeslání.
    • "Přehled odeslání" - soupis všech odesílaných dokladů (označení, datum částka, DPH) s identifikátory odeslání, úspěšností, popř. chybovou zprávou, možnost opakovaného odeslání při nezdaru předchozího.
  • Vygenerování datové zprávy o evidované tržbě a její odeslání do EET při prvním tisku (byť jen do náhledu) účtenky/faktury za hotové nebo stvrzenky.
  • Tisk ZoET předepsaných údajů (BKP, FIK apod.) na účtence/faktuře nebo stvrzence.
UPOZORNĚNÍ!!!
EET je v HotelWin funkční až od Windows Vista (od win 7)! Na win XP nejede požadovaný hash algoritmus SHA256 a zabezpečení síťové komunikace HTTPS/TLS. Současně musí být ve Windows .NET Framework minimálně verze 3.5 - zajišťují aktualizace Windows.

Více podrobností o EET a postup zavedaní detailní popis změn verze 2.7 od verze 2.6 v levém panelu.

Hotelový software - rozdíly v. 2.6 od 2.5

k 1.3.2016

Hotelový software - oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem
Na základě účinnosti zákona 314/2015 Sb., kterým se novelizuje zákon č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky od 1.1.2016, došlo ke změnám oznamovací povinnosti o ubytování cizinců ubytovatelem. Oproti předchozímu stavu se zavádí, aby ubytovatelé nově oznamovali:
  • trvalé bydliště cizince v zahraničí
  • číslo víza, je-li v cestovním dokladu cizince vyznačeno
  • účel pobytu cizince na území České republiky
Zrušuje se pro ubytovatele dosavadní oznamování:
  • rodného jména
  • místa narození ubytovaného cizince
  • státní poznávací značky motorového vozidla cizince, se kterým případně cizinec přicestoval na území České republiky
Viz také https://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx.
V návaznosti na nově stanovený rozsah údajů, které mají ubytovatelé v souvislosti s ubytováním cizince oznamovat, je vydán nový papírový přihlašovací tiskopis ve formátu A6 označený “ŘSCP č. 4/2015“ a také byl upraven formát pro oznamování elektronickou poštou (e-mailem) zasíláním souborů ve formátu .UNL na adresu ubytovani@pcr.cz. Pro účely pobytu byl vydán závazný číselník obsahující kód a popis účelu pobytu.

V souvislosti s touto změnou se v HotelWin:

1. V update rozšiřuje číselník účelů pobytu o

"Kód" – předepsaný kód účelu pobytu (v elektronickém podání se musí uvádět tento kód, nikoliv text) a celý číselník naplněn předepsanými účely pobytu s jejich kódy.

Vaše vlastní položky v číselníku účelu pobytu zůstanou zachovány. Pro ubytování cizinců používejte výhradně jen ty doplněné. Vlastní, které jsou ve stejném nebo podobném smyslu raději z číselníku vymažte.

2. Na kartě hosta doplňuje

"Číslo víza" – číslo víza je-li v pasu uvedeno při ubytování cizince. Uvádí se na hlášení cizinecké policii.

Kód účelu pobytu - v nové oblasti “Účel pobytu“ - vybírá se současně s jeho textovým popisem z číselníku účelů pobytu. Musí být vyplněno při ubytování cizince a je-li oznámení podáváno elektronicky.

Poznámka. Do trvalého bydliště ubytovávaného cizince se uvádí jeho trvalé bydliště v zahraničí.

3. Tisk přihlašovacího tiskopisu

V zadávacím okně zrušeny údaje: “Rodné jméno“, “Místo a stát narození“.
Údaj “Číslo víza“ přesunut na hlavní kartu hosta, protože je i součástí elektronického ohlašování.
Vlastní tisk přepracován dle tiskopisu “ŘSCP č. 4/2015“.

4. Výpis 'Ubytování cizinců'

Upraven dle nových požadavků na poskytované údaje na oznámení o ubytování cizinců včetně nového výstupu ve formátu .unl (popřípadě .txt) pro elektronické podání oznámení o ubytování cizinců na cizineckou policii, dle jejich aktuálního programu Ubydata_18.

Hotelový software - rozdíly v. 2.5 od 2.4

k 24.8.2015

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 2.4.

1. Hotelový software - Kniha hostů

Rozšířené vyhledávání - ikona s lupou v nástrojové liště
hledání doplněno o “Telefonní číslo“ – vyhledávány jsou karty hostů v začínající znaky shodnými se zadanými v nastaveném seznamu. Pozor, zda jej nemáte předvybrán na jen ubytované (vpravo seznam v nástrojové liště)!

Rozšířený výběr - ikona se 2 překrývajícími se listy v nástrojové liště
výběr rozšířen o možnost kombinací výběru ze seznamu karet hostů na údaje:

  • "Tel.č.", "E-mail" a "SPZ vozidla" – v těchto případech jsou vybrány karty hostů obsahující zadané znaky v určeném poli.
  • V oblasti výběru karet hostů v zadaném intervalu od-do doplněny 2 možnosti vybrat karty hostů:
    • s datem narození v zadaném intervalu
    • s výročím narození (narozeniny) v zadaném intervalu
Upozornění: zda seznam nemáte předvybrán na jen ubytované (vpravo seznam v nástrojové liště)!

2. Hotelový software - Při startu, volby

Doplněn údaj:
"Zobrazit hosty, kteří mají narozeniny do 3 dnů" – zaškrtávací pole. Při jeho zaškrtnutí bude při startu programu zobrazován seznam hostů, kteří mají narozeniny v aktuální den a třech následujících. Vybírá se jen z aktuálně ubytovaných hostů.

Poznámka. Z důvodu výše uvedených výběrů dbejte na správný formální tvar záznamu data narození na kartě hosta, tj. DD.MM.RRRR. V tomto poli nelze formálně datum předepsat, protože bylo původně používáno pro rodné číslo a u stávajících uživatelů s historickými daty může být v tomto poli také tak zaevidováno a zobrazováno.

Hotelový software - rozdíly v. 2.4 od 2.3

k 30.7.2015

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí! Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

1. Hotelový software - nastavení ceníků ubytování a ostatních služeb

V obou cenících doplněn sloupec:
"s DPH" – zobrazuje se jen u plátců DPH a obsahuje jednotkovou cenu s DPH. Při změně jednotkové ceny bez nebo s DPH nebo sazby DPH dochází k automatickému přepočtu druhé související hodnoty. Tj. změní-li se:
  • „Jedn.cena“ vypočte se cena „s DPH“ nastavenou sazbou
  • „s DPH“ nebo „%DPH“ vypočte se „Jedn.cena“ bez DPH přesně na 2 desetinná místa (nikoliv zaokrouhleným koeficientem)
Upozornění: Při použití ceníků na kartě hosta a při vyfakturovaní zákazníkem čerpaných služeb, se pracuje s cenami bez DPH. Díky jejich zaokrouhlení na 2 desetinná místa při výpočtu z ceny včetně DPH, může dojít při větším počtu čerpaných služeb k drobnému rozdílu mezi součtem cen s DPH oproti součtu cen bez DPH a k nim vypočtené dani za celý doklad.

2. Hotelový software - nastavení ubytovacího plánu - karty hosta

Vytvořena nová oblast "Na kartě hosta zobrazovat" - do které bylo přesunuto zaškrtávací pole "oblast pro spolubydlící" a doplněno nové zaškrtávací pole:
"v řádcích cenu bez i s DPH" - pro neplátce DPH je neaktivní. Jeho zaškrtnutí způsobí, že na kartě hosta v oblasti řádků čerpaných služeb bude vedle sloupce "Jed.cena" obsahujícího jednotkovou cenu bez DPH, zobrazen i sloupec "s DPH" obsahující jednotkovou cenu včetně DPH. Případná ruční změna jednoho z těchto 2 sloupců vyvolá okamžitý přepočet druhého sazbou DPH z příslušného ceníku (ubytování nebo ostatních služeb), která byla platná při výběru této služby na kartu hosta. Výchozí nastavení je zaškrtnuto, při aktualizaci nezaškrtnuto.

3. Hotelový software - Karta hosta

3.1 Doplněna oblast "Voucher" se 2 údaji:
"číslo" – číslo voucheru na ubytování z nějaké slevové akce
"akce" – označení slevové akce, ze které tento voucher je, popřípadě jeho varianty, např. “pro 2os na 3noci“

3.2 Do seznamu (řádků) účtenky hosta doplněn za sloupec "Jed.cena" sloupec:
"s DPH" – pro jednotkovou cenu včetně DPH čerpané služby. Zobrazeno jen u plátců DPH a je-li v nastavení ubytovacího plánu v oblasti Na kartě hosta zobrazovat" zaškrtnuto "v řádcích cenu bez i s DPH". Případná ruční změna jednoho z těchto 2 sloupců vyvolá okamžitý přepočet druhého sazbou DPH z příslušného ceníku (ubytování nebo ostatních služeb), která byla platná při výběru této služby na kartu hosta.

Hotelový software - rozdíly v. 2.3 od 2.2

k 2.11.2014

Provádí se update datových struktur z nižších verzí na struktury totožné s AdmWin verze 2.45 pro možné sdílení dat oběma systémy. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí!
Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

Hotelový software - rozdíly v. 2.2 od 2.1

k 2.5.2013

1. Hotelový software - změny na kartě hosta

1.1 Změněn údaj "Stát" na:
"Občanství" - státní občanství dle číselníku převzatého od cizinecké policie, který se nabídne k výběru po stisku tlačítka s šipkou vpravo od tohoto údaje.

1.2 Doplněno tlačítko:
"Tisk hlášenky o ubytování na ciz.policii" - vyvolá okno pro zadání tisku přihlašovacího tiskopisu o ubytování cizího státního příslušníka. Toto tlačítko je aktivní jen je-li údaj "Občanství" vyplněn a je vyplněn jinými znaky než CZE nebo CZ.

2. Hotelový software - tisk hlášenky o ubytování cizince z karty hosta

Okno pro zadání a tisk přihlašovacího tiskopisu umožňuje k ubytovanému hostu zaevidovat další údaje pro tisk přihlašovacího tiskopisu dle vzoru SEVT 06 183 0 I/02 201/2002:
- "Rodné jméno" , "Číslo víza", "Místo a stát narození" - údaje o ubytovaném hostu.
- "Za ubytovatele podepsal" - jméno oprávněné osoby za ubytovatele.
Oblast pro volby výstupu - tisku.

Ze stránek Policie České republiky - Služba cizinecké policie:
"Ubytovatel je povinen oznámit ubytování cizince do 3 pracovních dnů po jeho ubytování. Oznámení učiní ubytovatel útvaru policie. Povinnost oznámit ubytování lze splnit buď předložením vyplněného přihlašovacího tiskopisu, nebo prostřednictvím technických nosičů dat a jejich telekomunikačním přenosem v rozsahu údajů vedených v domovní knize. Domovní kniha je dokument, do kterého ubytovatel zapisuje jméno a příjmení ubytovaného cizince, den, měsíc a rok narození, státní občanství, číslo cestovního dokladu, počátek a konec ubytování."

Ke druhé možnosti, tj. prostřednictvím technických nosičů dat a jejich telekomunikačním přenosem, lze využít výpis "Ubytování cizinců" zadatelný v úloze pod menu "Ubytování" > "Výpisy".

3. Hotelový software - ubytování - výpisy

Doplněn výpis:
"Ubytování cizinců" - výpis ubytování cizích státních příslušníků popřípadě i s výstupem pro digitální podání hlášení o ubytování cizinců Policií ČR - Služba cizinecké policie.
Zadávací parametry:

  • Období - do výstupu budou vybráni jen cizinci se začátkem ubytování v tomto zadaném období. Za cizince se považuje ten ubytovaný host, který má na kartě vyplněn údaj "Občanství" jinými znaky než CZE nebo CZ.
    Upozornění! Pro podání digitálního hlášení si zvolte takový režim zpracování, kdy výběr období zajistí, že ve výstupu nebudou jednotliví cizinci ohlašování duplicitně! Např. vždy zadáním jen předchozího dne.
  • "Výstup i ve formátu *.unl pro el.podání na ciz.policii" - zaškrtávací pole. Při jeho zaškrtnutí bude současně vytvářen i soubor formátu *.unl shodný s výstupem excel programu UbyPrototype_15.xls, který je určený Policií ČR - Služba cizinecké policie pro digitální oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem - více na https://e-uby.wz.cz/. Do tohoto excel programu lze také výstup vytvořený tímto výpisem importovat nebo jej přímo odeslat e-mailem s ověřeným elektronickým podpisem nebo podat přes datovou schránku. Při zaškrtnutí se zobrazí:
    • "Kam uložit" - označení disk:/složka, kam se má výstupní soubor pro digitální hlášení ubytování cizinců zapsat. Místo ukládání se eviduje a při dalším spuštění výpisu se nabídne k použití nebo modifikaci.
    • "Procházet" - tlačítko, kterým se vyvolá standardní Windows dialogové okno pro vyhledání složky v PC.
    • "ukládat s příponou *.txt pro odeslání z datové schránky" - při zaškrtnutí bude mít výstupní soubor příponu .txt pro odeslání z datové schránky. Stav zaškrtnutí je evidován a při dalším spuštění se nabídne.
    Názvem uloženého souboru je přidělené IDUB a pořadové číslo vytvořeného souboru. K tomuto digitálnímu podání je nutno se nejprve na policii přihlásit - registrovat dle popisu na https://www.policie.cz/clanek/oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx. Policie přidělí jednoznačný identifikátor pro ubytovací zařízení (IDUB) a zkratku. Tyto údaje a další údaje je nutné zaevidovat v okně "Ubytovatel", které se zobrazí při spuštění tohoto výpisu, pokud není IDUB vyplněno. Toto okno s údaji o ubytovateli je také kdykoliv přístupné ze "Základních údajů" pod tlačítkem "Ubytovatel - údaje pro digitální oznamování ubytování cizinců".

4. Hotelový software - ubytovatel

Okno s údaji pro identifikaci ubytovacího zařízení v digitálním hlášení o ubytování cizinců na cizineckou policii.
- "Název ubytovatele" - název - označení ubytovacího zařízení
- "IDUB" - jednoznačný identifikátor ubytovacího zařízení přidělený policií pro digitální podání hlášení o ubytování cizinců
- "Zkratka" - přidělená policií.
A další údaje dle jejich zobrazeného popisu.

5. Hotelový software - kniha závad

Nová evidence hlášených závad v ubytovacím zařízení. Vlastní evidence se provádí v datovém okně typu seznam s ovládáním směrovými klávesami a standardní zkrácenou nástrojovou lištou.
"Nový" - záznam nové závady. Zapsaná závada se vždy zařazuje na konec seznamu a je jí automaticky předěleno uživatelsky nezměnitelné pořadové číslo.
"Otevřít" - v aktuálně nastaveném řádku a sloupci seznamu zpřístupní údaj k editaci, kromě dále popsaných uživatelsky nezměnitelných sloupců.
"Vymazat" - zrušit v seznamu aktuálně nastavené hlášení závady. Díky automatickému číslování ale v pořadovém číslování záznamů vznikne mezera a je tak průhledné, že někdo jednou zapsanou závadu úmyslně odstranil.
"Tisk" - výpis seznamu hlášených závad se sloupci a jejich šířkami dle aktuálně nastaveného seznamu na obrazovce.

Na jednom řádku seznamu je jeden záznam hlášení závady. Záznam a změny údajů o hlášené závadě se provádějí přímo v řádcích tohoto seznamu se sloupci:
- "Poř.č." - pořadové číslo záznamu v knize závad. Uživatelsky nezměnitelné.
- "Datum" - datum závady
- "Místo" - místo, kde se závada vyskytuje
- "Zjistil" - jméno toho, kdo závadu zjistil - nahlásil
- "Nahlášeno" - datum, kdy byla závada nahlášena
- "Komu" - jméno osoby, které byla závada nahlášena
- "Poznámka"
- "Zapsal" - datum a čas provedení záznamu do knihy závad, popřípadě přihlašovací jméno uživatele, který byl právě do systému přihlášen. Uživatelsky nezměnitelné.

Hotelový software - rozdíly v. 2.1 od 2.0

k 17.9.2012

Provádí se update datových struktur z nižších verzí. Zálohy si nelze obousměrně předávat s nižší verzí!
Před instalací nové verze nutno provést v předcházející verzi zálohování!

1. Hotelový software - nastavení účelů, důvodů pobytu

Pod volbu "Soubor" doplněno nastavení textů požadovaných účelů, důvodů pobytu v ubytovacím zařízení pro jejich rychlejší záznam výběrem ze seznamu na kartu hosta. Zpracování tohoto seznamu se provádí v datovém okně typu seznam ovládaném tlačítky nástrojové lišty - shodné s ostatními číselníky. Aktualizace se provádí přímo v řádcích tohoto číselníku, kde lze texty účelů, důvodů pobytu volně aktualizovat.

2. Hotelový software - karta hosta

Doplněny 3 nové údaje:
"SPZ" - státní poznávací značka (registrační značka) vozidla, které má host u ubytovacího objektu. Nepovinný údaj.
"ze státu" - zkratka státu, ve kterém je tato SPZ (registrační značka vozidla) registrována. Nepovinný údaj.
"Účel pobytu" - důvod, účel pobytu v ubytovacím zařízení. Nepovinný údaj. Lze vybrat pomocí rozevíracího seznamu z nastavených účelů pobytu nebo přímo zadat.

3. Hotelový software - ubytovací plán

3.1 Zobrazovaná buňka hosta
Za jménem hosta se zobrazuje i případný název firmy, na jejíž účet je host ubytován. Zobrazuje se jen v případě, že jméno hosta je kratší než velikost zobrazované buňky.

3.2 Výběr jen zvolené budovy, popřípadě podlaží do zobrazeného plánu
Do nástrojové lišty okna ubytovacího plánu doplněny 2 rozevírací seznamy:
"Jen budova" a "podlaží" - kde se nabízí seznam budov z nastavení evidence pokojů a jejich podlaží. Po zvolení budovy nebo jejího podlaží dojde k okamžitému překreslení ubytovacího plánu jen pro zvolenou budovu, popřípadě její podlaží. Pomlčky v rozevíracím seznamu znamenají, že není vybráno, tj. pomlčky v seznamu pro budovy znamenají, že budou zobrazeny všechny, stejně tak i pomlčky v seznamu podlaží znamenají, že budou zobrazena všechny podlaží zvolené budovy.

4. Hotelový software - Ubytování - Výpisy

Do prvního výpisu 'Výpis ubytování - hostů' doplněn zadávací parametr:
"Do 2 řádku vypisovat celou adresu, SPZ a účel pobytu" - zaškrtávací pole. Při zatržení bude vytvářen 2 řádkový výpis pro jednu kartu hosta. Do druhého řádku bude vypisována jeho celá adresa, účel pobytu a popřípadě SPZ vozidla.

5. Hotelový software - fakturace (vyúčtování) hosta

Pokud je fakturován host, který má na své kartě evidovány spolubydlící (v oblasti spolubydlící, je-li zobrazována), pak při každé jeho fakturaci jsou kontrolovány karty (účty) těchto spolubydlících, zda na nich (na jejich účtu) nejsou nějaké nevyfakturované služby včetně ubytovacích. Pokud se takové naleznou, je zobrazeno upozornění se jménem tohoto spolubydlícího, částkou a názvem první nevyúčtované čerpané služby, a s dotazem, přejete-li si jeho účet doplnit do vystavované faktury. Při kladné odpovědi se všechny dosud nevyfakturované (nevyúčtované) služby do zadaného data pro fakturaci tohoto spolubydlícího zapíší do právě vystavované faktury a na kartě spolubydlícího označí jako vyfakturované s číslem zpracovávané faktury.

6. Hotelový software - Zálohování a obnova

6.1 Změna v zadávacím okně
Přepracováno uživatelské rozhraní nabídky akcí, které je možné provést. Z této nabídky je vypuštěna záloha a obnova na FDD (na disketovou mechaniku A:) z důvodu již mizivého používání. V případě potřeby jsou tyto volby nahraditelné volbou zálohování a obnovy na jiný disk - do "Umístění zálohy" zadat nebo vybrat disketovou mechaniku A:.

6.2 Obnova dat z verze nižší
Byla připuštěna možnost obnovení dat ze zálohy verze nižší, než je používaná. Na tuto skutečnost se zobrazí upozornění s dotazem, přejete-li si opravdu provést obnovu z těchto dat. V případě:
- kladné odpovědi se jen provede obnova dat a program HotelWin se ukončí. Při jeho následném spuštění se nabídne provedení převodu dat do aktuální verze.
- záporné odpovědi - se obnova dat neprovede.

Hotelový software - rozdíly v. 2.0 od 1.9

k 6.4.2012
Neprovádí se update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 1.9 a 1.8.

1. Hotelový software - při startu, volby

Rozšíření volby první úlohy, která bude po startu programu automaticky spuštěna, výběrem z rozevíracího seznamu možností: "nic - vybere se z menu", "denní plán - nástupy a ukončení", "kalendářový ubytovací plán".

2. Hotelový software - vyloučení trvale obsazených pokojů ze sledování obsazenosti

Doplnění možnosti vyloučení trvale obsazených pokojů (pro stálé hosty) ze sledování obsazenosti v čase (výpis "Obsazenost na 7 dní od data") při současném zachování i stávajícího vyhodnocování obsazenosti tímto výpisem, je řešeno ve 2 bodech zpracování:
2.1 Evidence pokojů - doplněn sloupec:
"Obsaz." - pokoj je/není trvale obsazen stálým hostem. Nabývá jen hodnoty "Ano" nebo "Ne". Výchozí je "Ne". Měnit lze jen dvojklikem myši nebo klávesou Enter na opačný, než je aktuálně nastaven. Tento údaj se použije jen při zpracování výpisu "Obsazenost na 7 dní od data".
2.2 Výpis "Obsazenost na 7 dní od data" - v zadávacím okně doplněno zaškrtávací pole:
"Vyloučit trvale obsazené pokoje" - při jeho zaškrtnutí nebudou do výpisu zahrnuty pokoje s příznakem "Ano" ve sloupci "Obsaz." v evidenci pokojů . Při nezaškrtnutí budou do výpisu zpracovány všechny pokoje (kromě těch, jejich stav není "O.K."), tj. zachován stávající výpis.

3. Oprava čerpaných služeb na uzavřené kartě hosta dle faktury

Pro případy, kdy jsou po uzavření účtu hosta na účtence/faktuře upravovány - doplňovány částky (např. rekreační (lázeňský) poplatek)je možné volbou v menu "Zvláštní" - "Úprava fakt.služeb" je zpatně poslat i na kartu hosta.

Hotelový software - rozdíly v. 1.9 od 1.8

k 5.11.2011
Neprovádí se update. Zálohy jsou kompatibilní s verzí 1.8.

Hotelový software - vyúčtování/fakturace

  1. Číslování účtenek/faktur dle forem úhrady:
    • Nastavení - v obecných hodnotách nastavení fakturace zaškrtávací pole "Číslovat faktury dle forem úhrady" a v podmenu nový seznam "Formy úhrady" s textem a zkratkou číselné řady, podle které se má tato forma úhrady číslovat.
    • Použití - automatické podle zvolené formy úhrady jen do zaevidování záhlavý účtenky/faktury.
  2. V nastavení tisku účtenek/faktur doplněna volba, zda pod částku v CZK tisknout i částku v EUR.

Hotelový software - ubytování

1. Hotelový software - ubytování - nastavení grafického plánu

Doplněna volba pro zobrazení oblasti na kartě hosta s evidencí spolubydlících osob, které nejsou přímo zobrazovány v grafickém kalendářovém plánu.

2. Hotelový software - ubytování - karta hosta

Pokud je zaškrtnuta volba dle předchozího bodu, je na kartě hosta místo údajů o poslední fakturaci zobrazena oblast s jejich seznamem a tlačítky pro "Přidat" nebo "Ubrat" kartu spolubydlícího hosta. Ta je stejná ale má zaškrtnuto "spolubydlící". Všechny čerpané služby (účet hosta) by se měli psát a zúčtovávat na kartu halvního hosta.

3. Hotelový software - ubytování - ukončení ubytování

Při ukončení ubytování hlavního hosta jsou kontrolovány i karty případných spolubydlících na nevyúčtované čerpané služby. Jsou-li, je ukončení karty hlavního hosta odmítnuto. Jinak se i karty spolubydlících uvedou do stavu ukončeného ubytování.

4. Hotelový software - ubytování - zrušení karty hosta

Při zrušení karty hlavního hosta v grafickém plánu je kontrolována existence spolubydlících a jimi čerpaných služeb. Pokud jsou, zrušení karty hosta se odmítne.

Hotelový software - rozdíly v. 1.8 od 1.7

k 19.9.2011

Provádí se rozsáhlý update. Zálohy nejsou kompatibilní s nižšími verzemi.
Z důvodu četného výskytu adres v jiných státech se mění PSČ z numerického českého na alfanumerické PSČ - na 8 znaků neformátovaně.

  1. Nastavení - evidence pokojů - rozšířena o kategorii/typ okoje.
  2. Karta hosta - doplněna o údaje a možnosti:
    • "e-mail" - e-mail adresy hosta s tlačítkem pro zaslání e-mail zprávy na tuto adresu.
    • V oblasti fakturace - volby pro vyúčtování (vystavení účtenky/faktury) v cizí měně s možností vyúčtovat vše nebo jen částku za ubytování.
  3. Hotelový software - nastavení tisku faktur - doplněna volba na netisknutí kurzu u DPH.
  4. Hotelový software - import rezervací z internetu - stažení rezervací z webu.

Hotelový software - rozdíly v. 1.7 od 1.4

Neprovádí se žádný update. Zálohy jsou kompatibilní s nižšími verzemi.

Hotelový software - Výpisy ubytování

Doplněny o nové výpisy:

  1. Čerpaných služeb
    "Služby-poplatky za období" a "Služby-popl.za obd.-jen součty" - výpis čerpaných služeb za zvolené období v třídění dle ceníkových čísel. První výpis je detailně rozepsaný na jednotlivé hosty, druhý obsahuje jen součty za jednotlivé služby. Zadávací parametry:
    • Volba období datem od - do.
    • Volba třídění dle čísel pokojů nebo příjmení nebo zkratky státu a příjmení nebo názvu firmy/skupiny.
    • Volba služeb - poplatků - do výpisu budou vybrány služby volbou ze seznamu: všechny služby nebo jen ubytovací služby nebo jen ostatní služby, popř. jen na jednu vybranou službu.
    • Jen zadané firmy/skupiny.

  2. Statistika obsazenosti pokojů
    "Obsazenost na 7 dní od data" - vypisuje celkovou kapacitu, počet pokojů volných, obsazených nebo rezervovaných, v opravě (údržbě) a k nim vždy procentuální vyjádření k celkové kapacitě na 7 dní od zadaného data pro každý den zvláště. Zadávací parametry:
    • Volba počátečního data pro výpis.
    • Úroveň podrobnosti na celé ubytovací zařízení - budovy - podlaží - pokoje.
  3. Stavy pokojů k datu - výpis jednotlivých pokojů k zadanému datu s vyjádřením stavu, ve kterém se nacházejí - nástup, ukončení, ubytovaný host, rezervace, ostatní.
  4. Úprava výpočtů a výpisů kapacitní vytíženosti - dny se počítají dle jednotlivých čerpaných ubytovacích služeb, nikoliv dle záhlaví karty hosta. Z disponibilní kapacity se vylučují lůžka za období hosta se zaškrtným "Vyřadit ostatní lůžka na pokoji".

Více podrobností v popise rozdílů v. 2.8 - od v. 2.7.

Používáme účetní program AdmWINÚčetní program